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Betriebskosten abrechnen
Von Dr. Hans-Herbert Gather
Die Investition in Gewerbeimmobilien muss exakt geprüft und analysiert werden.
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Zwar sind Betriebskosten für den Vermieter nur durchlaufende Posten, bei begrenzter Belastbarkeit des
Mieters können hohe Nebenkosten dennoch die Miethöhe mindern.
Durch den sprunghaften Anstieg wurden die Betriebskosten zu einer Art zweiten Miete. Für den Vermieter sind
sie nur Durchlaufposten, da sie auf den Mieter überwälzt werden. Bei begrenzter Belastbarkeit des Mieters
mindern hohe Nebenkosten dennoch die Miethöhe. Gleichzeitig ist die Abrechnung oft Streitpunkt. Hier hat sich
seit 1.9.2001 einiges geändert.
Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundeigentum und dessen Gebrauch "laufend entstehen".
Welche Positionen im Einzelnen darunter fallen, ist in der Anlage 3 zu § 27 "Zweite Berechnungsverordnung"
geregelt. Insbesondere zählen dazu Heiz- und Warmwasserkosten, Grundsteuer, Kosten für Wasserversorgung und
Entwässerung, Gebühren für Straßenreinigung, Müllabfuhr und Schornsteinreinigung. Das gleiche gilt für die
Kosten des Aufzuges, der Gartenpflege, der Gemeinschaftsantenne sowie der Sach- und Haftpflichtversicherung.
Keine Betriebskosten sind dagegen die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Bei der Vermietung von Wohnraum
ist es dem Vermieter nicht möglich, andere als die in der Anlage 3 zu § 27 "Zweite Berechnungsverordnung"
aufgeführten Betriebskosten auf den Mieter zu überwälzen. Zur wirksamen Übertragung der Betriebskosten ist eine
Vereinbarung erforderlich, aus der eindeutig zu entnehmen ist, welche Kostenarten überwälzt werden sollen. Eine
vertragliche Abrede, nach der der Mieter "die Nebenkosten" übernimmt, ist daher nicht ausreichend.
Um eine Vorfinanzierung durch den Vermieter zu vermeiden, sollten angemessene Vorauszahlungen vereinbart
werden. Nach der neuen seit dem 1.9.2001 bestehenden Rechtslage ist es bei Betriebskostenvorauszahlungen gem.
§ 560 Abs. 4 BGB nicht mehr erforderlich, dass die Mietparteien auch für den Fall des Steigens der
Betriebskosten eine vertragliche Regelung über die Anhebung der Vorauszahlungen treffen. Über die
Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Nach neuem Recht ist hierfür eine Ausschlussfrist eingeführt worden.
Danach ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des
Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Ist die Frist abgelaufen, so ist der Vermieter mit einer Nachforderung
ausgeschlossen. Das trifft nur dann nicht zu, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Beispiele hierfür sind der verspätete Zugang des Grundsteuerbescheids, die verzögerte Abrechnung der
Lieferanten von Wasser oder ein plötzlicher Ausfall der EDV-Anlage bei einem Großvermieter.
Mit Rücksicht auf einen eventuell bestehenden Rückzahlungsanspruch des Mieters besteht für den Vermieter aber
auch nach Ablauf der Jahresfrist noch eine Abrechnungspflicht. Es besteht ebenfalls eine Ausschlussfrist für
den Mieter. Er hat Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach ihrem Zugang
mitzuteilen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Bei seinen Einwendungen darf
sich der Mieter aber nicht auf bloßes Bestreiten beschränken. Er muss nach Einsichtnahme in die Rechnungsbelege
im Einzelnen angeben, was er moniert oder an Hand konkreter Tatsachen Einwände gegen einzelne Kostenansätze
plausibel machen.
Haben die Mietparteien nichts anderes vereinbart, so sind die Betriebskosten vorbehaltlich der
Heizkostenverordnung nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten
Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind verbrauchs- oder verursachungsabhängig abzurechnen.
So sind die Heiz- und Warmwasserkosten mindestens zu 50 Prozent, höchstens jedoch zu 70 Prozent, nach den
erfassten Wärme- bzw. Warmwasserverbrauch zu verteilen. Die übrigen Betriebskosten können die Mietparteien auch
nach der Kopfzahl umlegen.
Die Abrechnung der Betriebskosten muss auf jeden Fall enthalten: eine Zusammenfassung der Gesamtkosten, die
Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und
der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.
(Anm. der Redaktion: Dr. Hans-Herbert Gather war Geschäftführer im Zentralverband der Deutschen Haus-,
Wohnungs- und Grundeigentümer e.V. Düsseldorf und ist Autor zahlreicher Bücher. Er wird regelmäßig für
"Der Immobilienbrief" Tipps zum Mietrecht erarbeiten.)
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